Salut à toutes et tous,
Voici un petit récapitulatif du questionnaire pour nous aider à réaliser le travail à l'institut.
A la rentrée, il faudra rendre le carnet de liaison avec un comparatif entre notre représentation du métier et sa réalité professionnelle.
Très sincerement, je souhaite que ce stage nous apporte beaucoup. Que les dysfonctionnements ne s'accumulent pas de nouveau et que grâce à cette expérience, il sera possible de prouver que nous sommes des supers secrétaires polyvalent, capable de rebondir... même si ça casse les orchys !
BON COURAGE ET BON STAGE A TOUTES ET TOUS
QUESTIONNAIRE DE STAGE (à titre indicatif)Objectif 1
Situer l’établissement dans son contexte 1. Institution
Quand a-t-elle été créée ?
Quelle est la mission de la structure ?
A qui s’adresse la structure ? Quel est son public et pourquoi ?
Quel secteur géographique couvre la structure ?
Est-ce que la structure a évoluée depuis sa création ? Comment s’est-elle développée ?
Y a-t-il un projet de développement dans les années à venir ?
Pourquoi ?
Quand a été ouvert le service dans lequel je suis affecté ?
Quelle est sa mission ?
Est-ce un secteur spécialisé ?
2. Les partenaires
Quel est le cadre législatif de cette structure ? (Est-ce un siège, une antenne relais…)
La structure appartient t’elle au domaine privé ou est elle publique ?
Existe-t-il des partenaires sociaux ou sanitaires ?
S’il existe un partenariat interne avec d’autres services de la structure comment se précise-t-il ?
S’il existe un partenariat externe à la structure quel en est-t-il ?
Le secrétaire de ce service a t’il un rôle à jouer avec les partenaires et de quelle manière ? Est-ce un rôle participatif, rédactionnel… ?
3. Description des professionnels
Combien y a-t-il de personnes dans la structure ?
Combien dans le service ?
Quel est le rôle des professionnels de ce service ?
Combien y a-t-il de secrétaire dans ce service ?
Le secrétaire est il en relation avec les professionnels de ce service et de quelle manière ?
Pourquoi ?
Quelle est la hiérarchie du personnel de ce service ?
Comment se positionne le secrétaire dans cette hiérarchie ?
Existe-t-il une hiérarchie directe ou indirecte ?
Le secrétaire est il amené à effectuer des déplacements pour rencontrer des professionnels en dehors de ce service ? Pourquoi ?
Objectif 2Situer le métier dans la structureQuand le secrétaire est il apparu dans la structure ?
A quelle heure commence son service ?
Quel est le déroulement d’une journée type ?
Quel sont les attributions du secrétaire?
Comment le secrétaire gère t’il la communication ?
Comment le secrétaire gère t’il les priorités ?
Quels sont ses outils ?
Est-ce que les plages horaires aménagées sont suffisantes pour effectuer le travail ?
Le secrétaire a-t-il un rôle participatif aux décisions du service ? Pourquoi ?
A-t-il une marge d’autonomie dans le travail ?
D’où lui vient son savoir dans le domaine du secrétariat ?
Comment a-t-il acquis son savoir faire ?
A-t-il besoin d’acquérir de nouvelles connaissances pour faire face au travail à accomplir ? Existe-t-il alors des formations dispensées par la structure et dans quel domaine ?
Y a-t-il une évolution interne dans les tâches ?
Comment y accède t’on ? (procédure de recrutement, entretien, concours…)
Comment se pratique cette information ?
Quel est son parcours ?
Comment à t’il intégrer le service ? Comment est il perçu ? Connais t’on bien ses fonctions ? En cas d’absence du secrétaire, comment le service fonctionne t’il ?
Quel est sa responsabilité face à la déontologie et l’éthique du métier ?
A-t-il des anecdotes à communiquer ?
Conseils pour réaliser ce travail :Lors de la présentation au maître de stage, exprimer le souhait que ce stage à pour but de réaliser 2 objectifs :
-Objectif institutionnel
-Objectif de progression personnelle
Les deux objectifs sont à remplir pour acquérir le certificat de fin d’étude de la Croix-Rouge en secrétariat médico-social.
-Objectif institutionnel
• Demander quand il serait possible de trouver un temps pour répondre au questionnaire.
• Identifier ensemble les personnes ressources à contacter pour remplir ce questionnaire et si c’est possible : Direction, DRH, Ressources Humaines, tuteur ; collègues, internet, intranet, journaux institutionnels, archives…
• Si possible, faire valider les réponses par le maître de stage.
• Demander s’il est possible d’obtenir des documents afin d’illustrer les propos lors de la mise en commun des recherches en institut. (imprimés, dossiers, archives…)
• Présenter la fiche d’acquisition qui doit être rempli ensemble afin de mieux évaluer les acquisitions et les manques à combler.
• Bien préciser que la feuille d’évaluation du stage est un document important à remplir car elle compte pour l’obtention du certificat.
-Objectif de progression personnelle
• Voir avec le maître de stage s’il peut aider à la pratique professionnelle selon les manques et, voir s’il est possible de faire un point sur ce travail en fin de semaine :
- Technique : utilisation de logiciels, technique dactylographique, vitesses…
- Accueil : physique, téléphonique encadré par le professionnel
- Acquisition et application du vocabulaire médical
- Mieux comprendre la législation : prise en charge du public…
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